¿Qué es la factura electrónica?
Es, ante todo, una factura. Esto significa que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, es un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.
¿Cuáles son las características de la Factura Electrónica?
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Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
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Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
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Cumple los requisitos del Estatuto Tributario y discrimina el impuesto al consumo cuando es del caso.
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Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
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Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.
¿Quiénes facturan electrónicamente?
De un lado están los obligados a facturar seleccionados por la DIAN -mediante resolución de carácter general; por otro, están quienes voluntariamente decidan adoptar el modelo.
¿Es obligatorio o necesario que las empresas interesadas en facturar electrónicamente acudan a los proveedores tecnológicos?
No es obligatorio que las Empresas interesadas en facturar electrónicamente contraten los servicios de proveedores tecnológicos. Si una empresa está interesada en facturar electrónicamente sus operaciones, ésta tiene la libertad de desarrollar su propia solución tecnológica, adquirirla, licenciarla, etc., para facturar electrónicamente de manera directa.
¿A partir del 01 de enero de 2019, ¿qué pasará con los documentos equivalentes a la factura y la factura electrónica?
Sin perjuicio de la obligación de facturar electrónicamente por parte de los responsables del IVA y el Impuesto Nacional al Consumo, el Gobierno Nacional podrá reglamentar la factura de venta y los documentos equivalentes, indicando los requisitos que deban aplicarse para cada sistema de facturación, o adicionando los que considere pertinentes, así como señalar el sistema de facturación que deban adoptar los obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. En este momento, la DIAN se encuentra preparando reglamentación adicional que abordará de manera puntual todos estos temas.
¿Sí la DIAN no me ha elegido como facturador electrónico puedo postularme voluntariamente para poder utilizar este esquema?
El artículo 10 del nuevo decreto de facturación electrónica establece la posibilidad que los obligados a facturar y quienes sin serlo (régimen simplificado) puedan postularse voluntariamente para facturar electrónicamente, para la lo cual requieren cumplir con las pruebas de habilitación.
¿Puede un sujeto que voluntariamente optó por expedir factura electrónica, renunciar a este esquema y volver a facturar por computador o talonario, como lo venía haciendo?
De acuerdo con el artículo 20, numeral 1 del Decreto 2242 de 2015, a partir del momento en que se notifique la resolución de habilitación para facturar electrónicamente, el obligado a facturar deberá cesar la expedición de facturas por computador y en papel; salvo en los casos de contingencia, para los que podrá utilizar la facturación en papel. Luego de habilitado para facturar electrónicamente no podrá dejar de hacerlo por éste mecanismo.
¿Qué es el proceso de habilitación de un obligado a facturar electrónicamente?
Es un proceso reglado en el artículo 10 del Decreto 2242 de 2015, consistente en el desarrollo de las actividades técnicas establecidas por la DIAN, a través de las cuales se valida que el obligado a facturar, seleccionado o postulado voluntariamente, cumple con todos los requisitos para expedir, entregar, recibir, rechazar y conservar las facturas; al igual que los demás documentos electrónicos relacionados, de acuerdo con las especificaciones fijadas por la DIAN. El proceso se realiza a través del servicio informático electrónico de factura electrónica.
¿Cuál es el término para que un obligado a facturar seleccionado por la DIAN surta satisfactoriamente el proceso de habilitación?
De acuerdo con el artículo 10 del Decreto 2242 de 2015 el término está dividido en dos momentos, cuando la DIAN publica la resolución en que fue seleccionado para facturar electrónicamente, fecha que no puede ser inferior a tres meses contados después de la publicación en el Diario Oficial. Adicional tiene tres (3) meses que otorga el artículo 684-2 del Estatuto Tributario. Por tanto, el término mínimo es de 6 meses para que la DIAN pueda hacer exigible la obligación de facturar de forma electrónica.
¿Qué es lo que habilita quien pretenda facturar electrónicamente?
Se habilita al obligado a facturar, cuyo software realizó pruebas técnicas en el servicio electrónico dispuesto por la DIAN y cumple con las especificaciones técnicas establecidas.
¿Quién se habilita cuando un obligado a facturar hace su desarrollo tecnológico por cuenta propia; y quién lo hace cuando el obligado elige un proveedor tecnológico autorizado?
En todos los casos el habilitado será el obligado a facturar electrónicamente sin importar la modalidad a través de la cual disponga el software para facturar.
¿Quién se habilita en el caso que el obligado a facturar electrónicamente opere a través de un mandatario?
Para este caso el artículo 11 del Decreto 2242 de 2015, establece que el mandatario deberá igualmente surtir el proceso de habilitación.
¿La habilitación se realiza por una única vez o debe actualizarse en algún evento?
El proceso de habilitación deberá realizarse nuevamente en los siguientes eventos:
a) Cambio de proveedor tecnológico.
b) Cambio de la solución tecnológica.
c) Por cancelación de la autorización al proveedor tecnológico realizada por la DIAN.
¿De acuerdo con la normatividad qué condiciones debe cumplir una factura electrónica?
Según el artículo 3 del Decreto 2242 de 2015 las condiciones mínimas que debe cumplir una factura electrónica son las siguientes:
a. Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
b. Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
c. Cumplir requisitos aplicables del artículo 617, y específicos del 512-9 y 512-11 ET.
d. Incluir firma digital o electrónica que garantice autenticidad e integridad, de acuerdo con la política de firma definida por la DIAN.
e. Incluir el Código Único de Factura Electrónica.
¿Qué características tiene el formato estándar de factura electrónica establecido por la DIAN?
El formato estándar de factura electrónico establecido por la DIAN está estructurado en XML, usando el estándar UBL V2.
Facilita el intercambio de información entre sistemas que utilizan diversas tecnologías, de forma confiable y segura.
Permite la incorporación de mecanismos técnicos de control, como la firma electrónica o digital.
El formato XML de la factura electrónica contiene la información que actualmente por norma debe contener cualquier factura que se utilizan en el proceso de comercio normal, con la posibilidad de incluir información adicional por parte de los obligados a facturar, de acuerdo con el tipo de operación o sector de comercio y sus necesidades.
¿Si decido firmar las facturas utilizando un certificado digital puedo utilizar el expedido por la DIAN?
No, es un certificado diferente al expedido por la DIAN el que se utilizará como mecanismo técnico de control fiscal, para garantizar autenticidad e integridad. La firma con certificado digital del formato estándar de generación XML debe ser del obligado a facturar electrónicamente o de los sujetos autorizados en su empresa o al proveedor tecnológico cuando sea expresamente autorizado por el obligado. El actual mecanismo de firma digital de la DIAN no podrá ser usado para la firma de las facturas electrónicas por ser expedido por entidad certificadora cerrada; para el caso de las facturas se requiere uno expedido por una entidad de certificación abierta.
¿Deben ser firmadas el 100% de las facturas electrónicas emitidas por un obligado?
Sí, deben ser firmadas el 100% de las facturas como mecanismo técnico de control fiscal, para garantizar autenticidad, integridad y no repudio.
¿El obligado a facturar debe disponer de una persona para que firme cada una de las facturas que emita?
Sí, el obligado a facturar debe establecer cuál o cuáles personas se encargarán de la firma de las facturas.
¿La firma electrónica o digital es exclusiva para la firma de los documentos relacionados con la facturación electrónica?
La firma electrónica o digital que se utilice para la firma de los documentos relacionados con la facturación electrónica, tiene los mismos alcances probatorios de la firma autógrafa, y por ello puede ser utilizada por su poseedor para la suscripción de cualquier documento electrónico que lo requiera.
¿Qué es el Código Único de Facturación Electrónica?
Es un mecanismo técnico de control que se debe incorporar a la factura electrónica, que lo constituye en un valor alfanumérico obtenido al utilizar los datos de la factura y la clave de contenido técnico de control generada y entregada por la DIAN, de acuerdo con lo establecido en el anexo técnico 3.
El Código Único de Facturación Electrónica debe visualizarse en la representación gráfica de las facturas electrónicas y ser parte del código QR.
¿Qué es el acuse de recibo de la Factura electrónica?
Es el mensaje de datos a través del cual un adquirente a quien le fue facturado de forma electrónica, manifiesta que la factura fue recibida por sus sistemas de información. El adquirente puede hacerlo a través de sus propios sistemas de información o a través de los medios que disponga para ello el facturador electrónico.
¿Es obligatorio emitir acuse de recibo de la factura electrónica?
El artículo 4 del decreto de facturación electrónica, establece la obligatoriedad de expedición del acuse de recibo para los adquirentes que reciban la factura electrónica de generación. Para quienes reciben representaciones gráficas, no especifica el medio a través del cual puede hacerse el acuse de recibo, por escrito, o en los medios que disponga el facturador.
¿La DIAN tiene un formato de acuse de recibo que es obligatorio utilizar por los participantes en la facturación electrónica?
El formato de acuse de recibo lo definen entre las partes. La DIAN propone uno cuya adopción es opcional por los involucrados. En todo caso este formato no se remite a la DIAN. Lo deben conservar los participantes.
¿Cuál es el término de remisión del ejemplar de la factura electrónica a la DIAN?
El artículo 7 del Decreto de facturación electrónica establece que los obligados a facturar electrónicamente deben remitir un ejemplar de la factura electrónica a la DIAN, en el término que lo defina la entidad, máximo dentro de las 48 horas siguientes a la generación.
¿Qué es la representación gráfica de una factura electrónica?
Es un documento que los obligados a facturar electrónicamente dispondrán para los adquirentes de sus bienes y/o servicios cuando ellos no dispongan de los medios técnicos y/o tecnológicos para poder recibir la factura en el formato estándar de generación XML.
Dicha representación debe contener las características técnicas establecidas por la DIAN. Para estos casos, el obligado a facturar electrónicamente podrá disponer la representación gráfica en sitios electrónicos para la consulta del adquirente y/o remitirlo a buzones electrónicos, según se acuerde con el comprador.
¿Cuáles condiciones técnicas debe cumplir la representación gráfica de la factura electrónica?
La representación gráfica de la factura electrónica contendrá elementos gráficos como códigos bidimensionales tipo QR, en las condiciones que establezca la DIAN, para facilitar la verificación ante la Entidad por el adquirente y/o las autoridades que por sus funciones lo requieran.
¿Cuándo debo utilizar notas débito y/o crédito electrónicos?
Las notas débito y/o crédito establecidas en el decreto de facturación electrónica, deberán ser expedidas cuando se presenten situaciones que hagan variar el valor de la factura inicialmente expedida, como devoluciones totales y/o parciales de mercancías, cambios en los precios que impliquen mayores valores a los facturados, etc.
¿Cuál es el formato de las notas débito y crédito?
El formato electrónico de expedición de las notas débito y crédito es en XML y corresponde al definido por la DIAN, el cual es de obligatorio uso por los sujetos involucrados con la facturación electrónica.
¿Qué se debe hacer en caso de rechazar una factura?
El adquirente electrónico podrá rechazar una factura electrónica cuando no cumpla con las condiciones establecidas en el decreto de facturación electrónica, o por la imposibilidad de leer la información, sin perjuicio del rechazo por incumplimiento de requisitos propios de la operación comercial. Debe elaborarse la correspondiente nota crédito especificando la causal de rechazo.
¿Qué sucede con quienes con anterioridad al Decreto 2242 de 2015 expiden factura electrónica y/o por computador de acuerdo con el Decreto 1929 de 2007 y/o el artículo 13 del Decreto 1165 de 1996, que forma de facturación podrán utilizar?
Estos obligados a facturar podrán continuar facturando en las mismas condiciones, hasta que sean seleccionados por la DIAN o voluntariamente facturen electrónicamente. Para el caso de los facturadores autorizados con base en el Decreto 1929 de 2007, podrán facturar por este medio máximo hasta el 31 de diciembre de 2017.
¿Qué sucede con los actuales obligados a facturar por computador, con la expedición del Decreto 2242 de 2015?
Ellos podrán seguir facturando por este medio, salvo que sean seleccionados por la DIAN o voluntariamente facturen electrónicamente, luego de haber sido habilitados para hacerlo.
¿Qué responsabilidades deben tenerse en el RUT para facturar electrónicamente o como proveedor tecnológico?
Las responsabilidades relacionadas con la obligación de facturar electrónicamente que deben ir en la casilla 53 del RUT son:
37. Obligado a facturar electrónicamente.
38. Facturación electrónica voluntaria.
39. Proveedor Tecnológico.
¿Plan de contingencia de no poder facturar electrónicamente debe imprimir formatos pre-impresos, ¿puede ser un pre-impreso como factura por computador así no tenga resolución por computador?
No. Según el decreto 2242 de 2015 la Factura electrónica solamente podrá convivir con los documentos equivalentes a la factura incluido el POS, sin embargo, como medida para atender las contingencias, la DIAN a solicitud del interesado, proferirá autorización de numeración para facturación por talonario en Contingencia en las condiciones establecidas en las resoluciones 19 y 55 de 2016, una vez reestablecido el sistema, el OFE deberá transcribir estas facturas al formato electrónico XML establecido y enviar la información a la DIAN.
¿Cómo Garantizamos la recepción de la factura electrónica cuando no hay medios electrónicos de entrega?
El decreto 2242 de 2015 establece la posibilidad a quienes facturen de forma electrónica, entregar la representación gráfica a aquellos adquirentes que no tiene medios para recibir electrónicamente la factura electrónica.
